Privat eller offentlig sektor?
Det skilles tydelig på om innkjøper er offentlig eller privat virksomhet. Det er store forskjeller på de to sektorene.
I privat sektor finnes ingen formelle regler for hvordan man skal drive den delen av bedriften som har med kontrakter med kunder og leverandører å gjøre.
Noen bedrifter har selvsagt likevel god kontroll over verdikjeden sin. De kjennetegnes ved en gjennomtenkt sammenheng mellom hva de selger på den ene siden, og hvilke innkjøp som må gjøres på den andre siden. For å få kontroll på verdikjeden brukes gjerne kategoristyringsmodeller hvor innkjøpene deles opp i strategiske og ikke-strategiske innkjøp. Deretter etableres tverrfaglige team med interne representanter fra marked, salg, produkt, produksjon, lager, distribusjon, økonomi mv. Disse lager behovsvurderinger og spesifikasjoner, lager forhandlings- og kontraktsstrategi og får på plass gode kontrakter med de beste leverandørene. Der er også samfunnsansvar/CSR (Corporate Social Responsibility) en del av dialogen mellom partene.
Andre bedrifter aner omtrent ikke hvilke leverandører de har kontrakter med. De har få skriftlige kontrakter, de sjekker aldri om dagens leverandører (som gjerne har vært leverandør i generasjoner) er konkurransedyktig, de vurderer aldri hvilken risiko de sitter med hvis et ledd i leverandørkjeden svikter, eller hvilke misligholdsbeføyelser de mangler dersom det oppstår en tvist med leverandører som er forsinket eller leverer produkter med mangler.
I offentlig sektor er bildet helt annerledes. Både stat, fylkeskommune og kommune (de tre forvaltningsnivåene) har i årtier jobbet etter egne regler for innkjøp. I 1994 ble vi omfattet av EØS-avtalen, og siden den gang er det lov om offentlige anskaffelser som har vært det felles regelverket for offentlig sektor.
Anskaffelsesreglene har gradvis blitt endret, både i EU og i Norge, over de 23 årene som har gått siden loven ble vedtatt. Senest ved nyttår 2017 ble reglene vesentlig endret. Reglene sier at oppdragsgiverne skal ha «egnede rutiner for å fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter ved offentlige anskaffelser der det er en risiko for brudd på slike rettigheter». Alle offentlige virksomheter må derfor arbeide frem slike rutiner i sin anskaffelsesstrategi.
Hvem påvirker?
I privat sektor er vår oppfatning at kunden er den viktigste påvirkeren for bedre arbeid for økt samfunnsansvar. Det er kunden som er nærmest til å stille krav, forvente mer av leverandørene sine og gi signaler om at dersom ikke leverandøren setter i gang et utviklingsarbeid eller når visse standarder, vil den bli vurdert byttet ut. Kunden vil på denne måten kunne motivere leverandørene til å leve opp til sosiale, etiske eller miljømessige standarder. Det er riktignok også en rekke øvrige interessenter som kan motivere det private selskapet til økt samfunnsansvar, eksempelvis egne ansatte, eiere, investorer, konkurrenter, leverandører eller myndighetene. Men det blir først alvor når kunden stiller krav til sin verdikjede.
I offentlig sektor er det myndighetene som har gått foran. Regjeringen har gitt ut en rekke veiledere slik at offentlige innkjøpere kan bli i stand til å stille krav til sine leverandører. Den gode nyheten for leverandører til offentlig sektor er derfor at er du innenfor der, har du også det som trengs for å møte de fleste krav fra private bedrifter.
Hvor i verdikjeden?
En verdikjede vil være forskjellig fra ytelse til ytelse. Hvis det dreier seg om et produkt, kan verdikjeden starte ved uttak av råvarer fra fjell, sjøbunn, havet eller andre naturressurser. Eksempelvis tas marmor eller annen stein til norske byggeprosjekter ut i mange ulike land. Skal man stille krav til samfunnsansvar tidlig i verdikjeden, bør man starte allerede her med å undersøke hvilke arbeidsforhold arbeiderne har. Stikkord her kan være barnearbeid, slavearbeid, støv og gasser, HMS-rutiner, bruk av forurensende kraftkilder og transport av stein. Videre kan det stilles krav til samfunnsansvar i øvrige nivåer av verdikjeden. Ett av mange eksempler på et velkjent selskap som har gjort grep for å opprettholde høy grad av samfunnsansvar i verdikjeden, er Nestlé, som har tatt i bruk liaisonoffiserer for å bekjempe barnearbeid. Et annet eksempel er den britiske supermarkedkjeden Marks & Spencer, som fra i år krever at samtlige britiske båter som leverer til dem, skal være sertifisert gjennom Responsible Fishing Scheme. Det finnes altså ulike måter å opprettholde en bærekraftig verdikjede på, og ofte kan det gjøres ved relativt enkle grep. Her følger en oversikt over hvilke faser verdikjeden kan bestå av innenfor innkjøp, med underliggende aktivitet for samfunnsansvar:
1. Behovsanalyse
* Tidlig vurdering av hvorvidt behovet for at kunden eller leverandøren skal ta bevisst samfunnsansvar, medfører at kravene som stilles, blir med i det videre arbeidet.
2. Markedsundersøkelser - RFI (Request For Information)
* Normalt undersøker man om leverandøren har produktet man ser etter, samt prisnivå, leveringstid m.v. I denne fasen er det viktig også å undersøke om aktuelle leverandører har ønsket oppmerksomhet om samfunnsansvar. Her har man anledning til å uttrykke forventninger til dokumentasjon ved en senere forespørsel. Dette pleier å sette i gang interne prosesser hos leverandøren.
3. Spesifikasjoner og kontrakt
* Her kan man integrere konkrete samfunnskrav til leverandøren.
4. Innkjøpsprosess
* I denne delen evaluerer vi tilbud fra leverandører og forhandler frem kontrakten. Avhengig av oppmerksomhet om samfunnsansvar kan vi velge hvor stor vekt vi legger på dette i evalueringen, forhandlingene og kontrakten.
5. Implementering av kontrakt
* Noe av det viktigste innkjøperen gjør, er å få i gang leveransene. Her må innkjøper være bevisst på å etterspørre status for ivaretakelse av samfunnsansvaret.
6. Kontraktsoppfølging
* Underveis i kontrakten er det likeså viktig å ta opp samfunnsansvar på prosjektmøter, statusmøter, kontraktsmøter m.v.
* Dersom betingelsen om samfunnsansvar er viktig for kjøper, kan det legges inn flere misligholdskonsekvenser i kontrakten. På denne måten kan både mangel og hevingsgrunn forekomme dersom kontrakten brytes på disse områdene.
Oppsummering
Til syvende og sist er det essensielt for enhver leverandør av varer og tjenester å være konkurransedyktig. Etter hvert som kunder blir mer opptatt av og stiller krav til bærekraft og samfunnsansvar, vil det bli nødvendig for leverandører å tilpasse seg for å få solgt sine produkter. Den enkle oppsummeringen er dermed at dersom kunden (privat eller offentlig) stiller krav til sin leverandørkjede og følger opp underveis, er verdikjeden og innkjøpsrelaterte aktiviteter meget velegnet for å løfte frem temaet samfunnsansvar - både i og utenfor eget selskap.
