Ingen fusjon er lik, men kjerneelementene i fusjonsprosessene både i privat og offentlig sektor har noen fellestrekk som kan ha overføringsverdi. I 2018 er kjernen i kommunikasjonsarbeidet både som før - direkte øyekontakt - og samtidig SoMe lynende annerledes! Her er det som skjedde da Havforskningsinstituttet og NIFES (Nasjonalt institutt for ernærings- og sjømatforskning) fusjonerte i 2018.
Prefasen
Som regel kjenner svært få til prefasen. For kommunikasjonsavdelingen gjelder det å være forhåndsinformert og jobbe lynfort, sylskarpt og lukket mot offentliggjøring slik at prosjektet starter fra den rette plattformen! Vi laget en kjøreplan minutt-for-minutt for den dagen nyheten skulle serveres, og dermed kom vår fusjon riktig ut fra hoppkanten både internt og eksternt.
Bilder, nyhets- og verdibudskap ble laget før dagen opprant, og selvsagt var administrerende fra begge selskap drillet og samkjørt om slipplanen. Sentrale elementer i nyhetsdagen var å starte med informasjon til ledergruppene, allmøte hos lillebror, allmøte hos storebror, presseinvitasjon ut til media og nettverksinteressenter, saker på intra- og eksternweben, produksjon av kort og dagsaktuell nyhetsfilm til interne og eksterne (ulike budskap) mens man ventet på at klokken viste tid for pressekonferanse. Reaksjoner internt og eksternt ble fortløpende monitorert gjennom dagen. Vår overvåkning viste at budskapet kom godt ut, så vi hadde ikke behov for å rette opp eller korrigere noe.
Fordi fusjonen var faglig logisk, og fordi informasjonen kom godt ut fra start, kunne arbeidet i samarbeidsforum, prosjektledergruppen osv. få en god oppstart. En god start er uvurderlig viktig i en fusjonsprosess. At dette arbeidet organiseres ryddig og i god tidstabell, er selvsagt også et godt grunnlag for at alle prosessene inkludert kommunikasjonsprosessene skal gå som smurt. Vår fusjon hadde en graviditets lengde - det vil si ni måneder fra nyhet til vi skulle være over målstreken i en ny, sammensmeltet enhet. Dette er svært kort tid - man må umiddelbart gå raskt i gang.
Folk først
For en kommunikasjonsleder er valget å sette inn 12-14-timersdager eller å ta toppene selv og sette en egen prosjektleder med fusjonen som fokus. Jeg valgte å ta hovedjobben selv, fordi det ofte er mest effektivt med tanke på koordinering - i tillegg sikrer det bedre mot misforståelser og utrygghet som fort kan oppstå og øde tid for alle. Jeg hadde heldigvis mulighet til å legge inn såpass mye kraft over såpass lang tid, og jeg hadde to fantastiske kommunikasjonsstaber og en overordnet ledelsesstyring i fusjonsinnkjøringen som var suveren!
Det ble satt opp prosjektgrupper for arbeidene vi skulle i gang med innen kommunikasjon. Det var: a) snakke med ansatte, b) lage ny profil, c) etablere nytt intranett, d) utvikle ny eksternweb, e) fusjonere SoMe, f) nytt nyhetsbrev, g) mye annet nytt som nettadresser, mediearkiv osv. g) slå sammen aktiviteter og budsjett for 2018, og h) støtte hovedprosessen med egne intranettsider, allmøter, tekst, bilder og filmer ved store milepæler.
Heldig for oss var det klart hvem som skulle bli administrerende direktør for den nye enheten fra dag én, og det var klart at departementet skulle bestemme navn. Dette sikret noen gode rammer for trygg og konstruktiv tidsbruk i begge organisasjonene. Kommunikasjonsdirektør var også avklart fra dag én.
Best før
a) Når det gjelder kommunikasjon, sørget vi for å snakke med de ansatte både i den store og i den mindre kommunikasjonsavdelingen. Både felles samtaler og ndividuelle samtaler, felles lunsjer og innfasing i det som skulle bli nytt, felles avdelingsmøte, kom i gang den første uken. Felles samflytting ble gjort etter noen måneder. De nye medarbeiderne fra den lille enheten fikk ekstra oppmerksomhet - ble ekstra trygget på at deres kompetanse ble sett og verdsatt. Medarbeiderne i den store enheten ble også trygget, fordi alle jobber best under trygge rammer. Inkludering, deling og raushet kunne dermed gi felles godt arbeid allerede i usjonsprosessen.
b) Grunnelementet i den nye profilen, som er navn, emblem og farger, ble avduket under et besøk av statsråden. Fra dette punktet jobbet vi opp et profiltorg for alle ansatte hvor de enkelt kan gå inn på intranettet og finne nye, felles PowerPoint-presentasjoner, emblem til ytterjakken, julekort og hva de ellers etterspør. Heldigvis for oss har vi egen designer - noe som ga treffsikker organisasjonskjennskap og effektiv utarbeidelse av prioritert materiell.
c) Nytt intranett tenkte vi skulle tidlig på luften, men når man har personaliserte sider, må ansatte være innplassert i enheter før intranettet kan fungere, så intranettet kom på luften like før jul i 2017. Før vi fikk felles intranett, ble alle nyheter om fusjonen dublert og publisert samtidig på begge nettene.
d) Ny ekstern web betyr ny felles forside og en sammensmelting på søk så godt man klarer med den tiden man har til rådighet. Databaser og undersider må man akseptere to ulike formater på en periode inn i fusjonen. Vi målstyrte at alle kommunikasjonselementene inkludert eksternweben skulle være på luften i god tid FØR fusjonen, noe vi klarte. På de nye websidene som var på luften mange uker før fusjonen, informerte vi om at fusjonen var gjeldende fra nyttår på forsiden og under organisasjonsinformasjon. Ellers var en ny og felles eksternweb med nytt domenenavn på plass i god tid før jul. Arbeidet krever tett kontakt med kommunikasjon - it og flere parter. Som systemeier tok kommunikasjon ansvar for koordineringen gjennom den intense arbeidsperioden. Designmessig lot vi lillebrors farger og preg på deres gamle web dominere den nye, felles forsiden. At den store tar varmt imot den lille, gir trygghet og gevinst på mange plan.
Ta rattet
Som kommunikasjonsleder valgte jeg å ta rattet på alt av kommunikasjonsjobber i fusjonen, og jeg fikk som nevnt to helt fantastiske grupper av kommunikatører med på laget! Vi fikk laget gode tematiske team som alle klarte å lande sine jobber FØR den formelle datoen for fusjonen trådte i kraft. Ofte gir jo en fusjonsdato et race i romjulen hvor folk er på og av jobb, og dermed blir det løsninger som halter og en utslitt gjeng som står på startstreken når det felles eventyret skal starte. Så et klart råd er: Ta rattet på kommunikasjon, og styr mot en tidlig deadline.
For andre jobber i og utenfor fusjonsprosessen var jeg svært selektiv. Alle grupper som var i sving i fusjonen, hadde eget fusjons- og dermed også eget kommunikasjonsansvar. Det ble opprettet egne temasider på intranettene hvor informasjon ble lagt, det var allmøter, og det var noen overordnede saker ved viktige milepæler som kommunikasjonsstab skrev og illustrerte. Små, interne videofilmer med havforskningsdirektøren var også et godt virkemiddel - det ga direkte tale fra toppen og en følelse av å få et eksklusivt allmøte for den ansatte. Å alltid ha et lyttende øre til lillebrors informasjonsbehov var også viktig. Uttalte behov ble alltid møtt så godt som vi kunne.
Lykke til med din fusjon - den kan komme før du aner det!
