Magma
26.09.2017
BAKGRUNN FOR DEN DIGITALE REVOLUSJON Digitalisering er på full fart inn i alle deler av næringslivet. Digitalisering kan sies å handle om to ting:
• Automatisering, det vil si at maskiner (roboter, datamaskiner og lignende) overtar tidligere manuelle jobber utført av mennesker.
• Stordata (Big Data), det vil si at vi har fått uendelig større tilgang på data via internett og andre kilder som kan brukes i overvåkning, analyser og beslutningsunderlag. Håndtering av slike datamengder krever dels mer maskinkapasitet og nye verktøy, men og nye metoder til å analysere og bruke data.
Digitalisering som fenomen er dog ikke noe nytt. Går man inn i et moderne produksjonslokale i dag, ser man nesten ikke manuelt arbeid. Ingeniører har i mange, mange år løpende arbeidet med å automatisere produksjonsprosesser og erstatte manuelt arbeid med roboter og IT-maskiner. Produksjonen overvåkes av
big data i den forstand at det sitter sensorer langs hele produksjonsprosessen som fanger opp data, sender dem til datamaskiner i kontrollrommet som overvåker at alt går riktig for seg, og der alarmer går om noe er galt. Viktige data om produksjon har allerede i mange år vært en del av større ERP-datasystemer som gjør at salgsdata, lagerbeholdninger, produksjonsplanlegging og bestilling av råvarekomponenter har vært integrert. Det nye er at digitaliseringen sprer seg på mange nye områder, og at datafangsten er blitt så mye, mye større og består av både strukturerte, veldefinerte data (eksempelvis fra alle sensorene i det 'lukkede' produksjonslokalet) og ustrukturerte data (nyttige og mindre nyttige data fra mange kilder som internett og i mange former). Automatiseringen sprer seg dermed på nye områder som behandling av rutineoperasjoner i administrative områder som skadebehandling, banksøknader, telefon- eller chat-svar i kundesentre osv. Bruk av
big data brukes i dag i stor skala til å kartlegge forbrukervaner og handlemønstre. Det irriterer deg sikkert alt i dag at du i ukevis etter at du har søkt på en flyreise til Roma du ikke bestilte, får annonser om hotell i Roma, kurs i italiensk og så videre når du foretar andre tilfeldige Google-søk senere. Æ-appen fra Rema 1000 gir deg handlefordeler, men gir og Rema 1000 tilgang til utrolig mye data om dine handlemønstre til bruk i sortimentsplanlegging, innkjøp, kampanjer og annet.
REVOLUSJON OGSÅ PÅ REGNSKAPSOMRÅDET (? )
Ett område hvor det etter min erfaring frem til nå har skjedd nokså lite, men hvor det bør forventes store endringer fremover, er innen regnskapsproduksjonsprosessen. Det betyr ikke at ikke mange regnskapsoperasjoner er automatiserte og skjer i integrerte IT-systemer. De fleste store konsern har konsolideringsverktøy, automatisk bankavstemming, skannere for registering av inngående faktura, EDI og så videre. Men prosessene som helhet er lite integrerte. Ofte jobber regnskapspersonell og controllere ute i datterselskaper med egne systemer eller egne versjoner av hovedsystemet, lager egne rapporter og regnskaper, og laster opp tall til konsolideringsrapporter til konsernet mer eller mindre manuelt. Både lokalt og sentralt i konsernregnskapsavdelingene utføreres det fremdeles mange manuelle avstemmingsoppgaver, konsolidering, beregninger i Excel-regneark, klipp-og-lim-oppstillinger av rapporter og presentasjoner. Tilsvarende er det med kontrollene av den finansielle rapporteringen. Et større konsern hadde for noen år siden over 400 kontroller av den finansielle rapporteringen, hvorav over ¾ var manuelle. Når slike kontroller skal utføres i mange datterselskaper samtidig, skjønner en at det blir tidkrevende, og at det er rasjonaliseringsgevinster å hente med automatisering.
REVOLUSJON INNEN REVISJON
Revisjon er på mange måter prisgitt kundens systemer og grad av automatisering. Når kundene i liten grad er automatisert og digitalisert innen økonomiområdet, blir og revisjonen manuell. Tradisjonell revisjon og tradisjonell revisjonsmetodikk er derfor i stor grad bygget rundt manuelle operasjoner (se figur neste side, venstre side):
• Svært mye revisjon er basert på at revisor tar
utvalgstesting (stikkprøverevisjon) ved at man fra en reskontro som inneholder for eksempel alle kundefordringer, alle varelagerartikler og så videre, plukker et tilfeldig utvalg, typisk 25-50. Deretter skjer den manuelle operasjonen ved at revisormedarbeideren går ut fysisk og inspiserer at artiklene finnes på lager, finner frem fakturaene (i dag gjøres det oftest ved å finne dem i kundens IT-system), og sjekker at de stemmer med det som står i reskontrosystemet.
• Mange av revisjonsoppgavene går dermed ut på
manuelt å sjekke at tall er identiske (fakturasum versus fakturabeløp i regnskapssystemet og så videre),
manuelt å rekalkulere kundens regnestykker og se at de stemmer, få bekreftelse direkte fra eksterne leverandører, banker og andre på at beløp er det samme som står i regnskapssystemene, og manuelt avstemme samt å gå ut og spørre ansatte hos kunden eller fysisk observere. Alt dette er ressurskrevende.
• Selve dokumentasjonen skjer i liten grad på papir lenger, men på revisors PC. Men PC-en fungerer mest som et skriveredskap med et strukturert oppsett og et elektronisk lagringsmedium av dokumentasjon, fremfor at det er integrert på noen måte med kundens data eller foretar automatiserte dokumentasjonsprosesser.
Revisjonsbransjen selv innstiller
Gå til mediet• Stordata (Big Data), det vil si at vi har fått uendelig større tilgang på data via internett og andre kilder som kan brukes i overvåkning, analyser og beslutningsunderlag. Håndtering av slike datamengder krever dels mer maskinkapasitet og nye verktøy, men og nye metoder til å analysere og bruke data.
Digitalisering som fenomen er dog ikke noe nytt. Går man inn i et moderne produksjonslokale i dag, ser man nesten ikke manuelt arbeid. Ingeniører har i mange, mange år løpende arbeidet med å automatisere produksjonsprosesser og erstatte manuelt arbeid med roboter og IT-maskiner. Produksjonen overvåkes av
big data i den forstand at det sitter sensorer langs hele produksjonsprosessen som fanger opp data, sender dem til datamaskiner i kontrollrommet som overvåker at alt går riktig for seg, og der alarmer går om noe er galt. Viktige data om produksjon har allerede i mange år vært en del av større ERP-datasystemer som gjør at salgsdata, lagerbeholdninger, produksjonsplanlegging og bestilling av råvarekomponenter har vært integrert. Det nye er at digitaliseringen sprer seg på mange nye områder, og at datafangsten er blitt så mye, mye større og består av både strukturerte, veldefinerte data (eksempelvis fra alle sensorene i det 'lukkede' produksjonslokalet) og ustrukturerte data (nyttige og mindre nyttige data fra mange kilder som internett og i mange former). Automatiseringen sprer seg dermed på nye områder som behandling av rutineoperasjoner i administrative områder som skadebehandling, banksøknader, telefon- eller chat-svar i kundesentre osv. Bruk av
big data brukes i dag i stor skala til å kartlegge forbrukervaner og handlemønstre. Det irriterer deg sikkert alt i dag at du i ukevis etter at du har søkt på en flyreise til Roma du ikke bestilte, får annonser om hotell i Roma, kurs i italiensk og så videre når du foretar andre tilfeldige Google-søk senere. Æ-appen fra Rema 1000 gir deg handlefordeler, men gir og Rema 1000 tilgang til utrolig mye data om dine handlemønstre til bruk i sortimentsplanlegging, innkjøp, kampanjer og annet.
REVOLUSJON OGSÅ PÅ REGNSKAPSOMRÅDET (? )
Ett område hvor det etter min erfaring frem til nå har skjedd nokså lite, men hvor det bør forventes store endringer fremover, er innen regnskapsproduksjonsprosessen. Det betyr ikke at ikke mange regnskapsoperasjoner er automatiserte og skjer i integrerte IT-systemer. De fleste store konsern har konsolideringsverktøy, automatisk bankavstemming, skannere for registering av inngående faktura, EDI og så videre. Men prosessene som helhet er lite integrerte. Ofte jobber regnskapspersonell og controllere ute i datterselskaper med egne systemer eller egne versjoner av hovedsystemet, lager egne rapporter og regnskaper, og laster opp tall til konsolideringsrapporter til konsernet mer eller mindre manuelt. Både lokalt og sentralt i konsernregnskapsavdelingene utføreres det fremdeles mange manuelle avstemmingsoppgaver, konsolidering, beregninger i Excel-regneark, klipp-og-lim-oppstillinger av rapporter og presentasjoner. Tilsvarende er det med kontrollene av den finansielle rapporteringen. Et større konsern hadde for noen år siden over 400 kontroller av den finansielle rapporteringen, hvorav over ¾ var manuelle. Når slike kontroller skal utføres i mange datterselskaper samtidig, skjønner en at det blir tidkrevende, og at det er rasjonaliseringsgevinster å hente med automatisering.
REVOLUSJON INNEN REVISJON
Revisjon er på mange måter prisgitt kundens systemer og grad av automatisering. Når kundene i liten grad er automatisert og digitalisert innen økonomiområdet, blir og revisjonen manuell. Tradisjonell revisjon og tradisjonell revisjonsmetodikk er derfor i stor grad bygget rundt manuelle operasjoner (se figur neste side, venstre side):
• Svært mye revisjon er basert på at revisor tar
utvalgstesting (stikkprøverevisjon) ved at man fra en reskontro som inneholder for eksempel alle kundefordringer, alle varelagerartikler og så videre, plukker et tilfeldig utvalg, typisk 25-50. Deretter skjer den manuelle operasjonen ved at revisormedarbeideren går ut fysisk og inspiserer at artiklene finnes på lager, finner frem fakturaene (i dag gjøres det oftest ved å finne dem i kundens IT-system), og sjekker at de stemmer med det som står i reskontrosystemet.
• Mange av revisjonsoppgavene går dermed ut på
manuelt å sjekke at tall er identiske (fakturasum versus fakturabeløp i regnskapssystemet og så videre),
manuelt å rekalkulere kundens regnestykker og se at de stemmer, få bekreftelse direkte fra eksterne leverandører, banker og andre på at beløp er det samme som står i regnskapssystemene, og manuelt avstemme samt å gå ut og spørre ansatte hos kunden eller fysisk observere. Alt dette er ressurskrevende.
• Selve dokumentasjonen skjer i liten grad på papir lenger, men på revisors PC. Men PC-en fungerer mest som et skriveredskap med et strukturert oppsett og et elektronisk lagringsmedium av dokumentasjon, fremfor at det er integrert på noen måte med kundens data eller foretar automatiserte dokumentasjonsprosesser.
Revisjonsbransjen selv innstiller
