- Det er nesten uforståelig for meg at så mange ansettelser foretas uten at man gjør en skikkelig referansesjekk. Det er arbeidskrevende, men jeg er helt overbevist om at vår prosess, der vi alltid sjekker minst ti ulike referanser, er nøkkelen til at vi gjør gode ansettelser, konkluderer Tom Georg Olsen.
Konserntjener Tom Georg Olsen og hans stab i konsulentselskapet Miles er løpende på jakt etter de riktige medarbeiderne. Når de går videre med noen, gjør de grundige referansesjekker av alle som vurderes for en jobb i bedriften. Samtaler med kandidatenes ulike relasjoner avdekker alt som er vanskelig å lese ut av en søknad eller en CV.
Egenutviklet mal
- Som de fleste andre selskaper gjør Miles først en grundig vurdering av formalkompetanse og faglige kvalifikasjoner samt flere intervjuer når de starter prosessen rundt en aktuell kandidat. I tillegg sjekkes alltid minst ti ulike referanser før selskapet velger å gi vedkommende tilbud om jobb. Målet med prosessen er å bli kjent med en eventuell nyansatt utover det man kan lese seg til i de tradisjonelle søknadsdokumentene. De har en såkalt verdibasert rekrutteringsprosess, basert på verdiene faglig autoritet og varme. Vi er ute etter de dyktigste og mest talentfulle kandidatene. Det gjelder faglige kvalifikasjoner, men også om de passer inn i (culture fit) og styrker (culture add) vår bedriftskultur, og om vi tror at de kan være vår forlengede arm ute hos kundene. Disse kvalitetene er vanskelige å vurdere gjennom vitnemål og attester som legges ved søknadene, og avdekkes best ved å snakke med folk som kjenner kandidaten fra en tidligere relasjon, oppsummerer Olsen.
Selskapet har en egenutviklet mal med 20 punkter som sjekkes med referansene, som kan være både tidligere kolleger, venner, kunder, eller for de aller yngste kandidatene: treneren på laget eller deres tidligere lærer. Punktene gis en score på 1 til 6.
Den omfattende referansesjekken skjer etter tre-fire intervjuer, og etter at vitnemål, attester og andre formaldokumenter er gjennomgått. Et eventuelt tilbud om ansettelse skjer etter en samlet vurdering av både faglige kvalifikasjoner og det samlede inntrykket etter alle intervjuene og referansesamtalene.
Ansettelsesfilosofien har bedriften hatt siden Olsen sammen med tre partnere startet konsulentselskapet Miles i Bergen i 2005. 15 år senere har virksomheten nær 170 ansatte fordelt på kontorer i Oslo, Stavanger og Trondheim - i tillegg til hovedkontoret i Bergen. I dag er Olsen styreleder i konsernet, som i fjor omsatte for i overkant av en kvart milliard kroner. I tillegg til styrelederfunksjonen tituleres han også som konserntjener, Miles' egen betegnelse på funksjonen på toppen.
Bygger bedriftskultur
Begrepet konserntjener ble av bransjeorganisasjonen Norske informasjonsrådgivere kåret til årets beste stillingsbetegnelse i 2018, og i de ulike datterselskapene har de daglige tjenere der andre selskapet holder seg med daglige ledere. For Olsen er betegnelsen langt mer enn et fiffig nyord.
- Betegnelsen reflekterer den filosofien vi styrer etter, og de verdiene som er driverne i selskapet. NHH-forskere som fulgte selskapet vårt, konkluderte med at vi driver ut fra ledelsesfilosofien servant leadership, eller tjenende ledelse på norsk. Vi er opptatt av å gi våre ansatte stor tillit, og vi gir dem stort ansvar. En viktig oppgave for lederne våre er å tilrettelegge for at de ansatte kan yte best mulig innenfor disse vide rammene. Ordet tjener understreker hvor viktig denne tilretteleggingsoppgaven er i vårt daglige virke, oppsummerer Olsen, som mener ansettelsene de gjør, skjer i tråd med ledelsesfilosofien:
- Bedriftskulturen vår er avgjørende for å sikre fremtidig lønnsomhet. Skal vi lykkes, må vi derfor forsikre oss om at vi har ansatte som kan identifisere seg med vår kultur og våre verdier, sier Olsen.
Følges opp etter prøvetiden
Etter 15 år med samme ansettelsesprosess har den omfattende referansesjekken blitt et kjennetegn for Miles. Olsen tror den etter hvert har blitt et kvalitetstegn som gjør at de kan tiltrekke seg nettopp de ansatte de ønsker seg. I dagens arbeidsmarked er den kompetansen Miles ser etter, svært ettertraktet, og det er avgjørende å sikre seg de riktige medarbeiderne og sikre at de blir værende i et presset arbeidsmarked.
- Alle som jobber hos oss, vet at de har vært gjennom en grundig vurdering, og når prosessen avsluttes med et tilbud om ansettelse, blir dette et endelig bevis på kvalitet. De ansatte vet hvilken vurdering som ligger til grunn for å bli en del av Miles, og det vet etter hvert også våre kunder.
Når prøvetiden er overstått etter seks måneder, tar HR-avdelingen opp igjen funnene i referansesjekken og går gjennom de positive vurderingene som til sist var med på å gjøre at Miles kom med et tilbud om jobb.
- Denne siste runden er ofte overraskende for kandidatene, som gir uttrykk for at det er fint å høre både de positive tilbakemeldingene fra referanser og våre positive vurderinger. Det gir en endelig avslutning på en omfattende rekrutteringsprosess og blir en god start på et endelig ansettelsesforhold, oppsummerer Tom Georg Olsen.
Slik opplevde de som ble ansatt, prosessen:
Intervjuprosessen var krevende, men for hvert steg ble jeg mer og mer sikker på at dette var riktig.
Prosessen gav meg mer en følelse av å inngå et partnerskap enn å bli ansatt.
Selv om det var mange trinn i prosessen, fikk jeg følelsen av at hvert trinn var verdiøkende.
Når du kommer gjennom nåløyet, skal det mye til for å si nei.
Mange sjekker aldri eller sjelden:
Sjekker aldri:
20 prosent sjekker aldri eller ikke vanligvis referanser.
Sjekker kun oppgitte referanser:
57 prosent ringer aldri, sjelden eller kun en gang iblant andre referanser enn de kandidaten selv har oppgitt i søknaden eller på CV-en.
Dyrt:
Adecco anslår at en feilansettelse koster mellom 700 000 og 900 000 kroner. HR Norge og EY estimerer den samme kostnaden til to årslønner.
