I første omgang gjelder plikten til å sende inn filer i SAF-T-format kun i forbindelse med et eventuelt bokettersyn og når Skatteetaten ber om det. Alle virksomheter som er omfattet av SAF-T-regelverket, bør undersøke om virksomheten har de nødvendige verktøyene og modulene til å kunne levere i SAF-T-format på etterspørsel fra myndighetene.
Ved bruk av SAF-T får skattemyndighetene tilgang til større mengder regnskapsdata på en mer effektiv måte enn tidligere. Virksomheter bør derfor ha et bevisst forhold til egne data og vurdere behovet for styrket internkontroll for å avdekke feil i forkant av oversendelse til skattemyndighetene (f.eks. analyseverktøy).
Endring i bokføringsforskriften § 7-8 har allerede trådt i kraft og får virkning for bokføringsperioden som begynner 1.1.2020. Endringen innebærer at bokføringspliktige fra og med 1.1.2020 er pliktige til å rapportere regnskapsdata til Skatteetaten i et standardformat, Standard Audit File - Tax, såkalt SAF-T.
Arbeidet med å utvikle SAF-T kom i gang etter initiativ fra OECD. Selv om SAF-T allerede er innført i flere land, er det ikke en internasjonal standard. Den norske SAF-T-standarden er utviklet i fellesskap av bransjeorganisasjoner, systemleverandører og Skatteetaten.
SAF-T erstatter ikke vanlig rapportering av ligningsdata. I første omgang gjelder plikten til å sende inn filer i SAF-T-format kun i forbindelse med et eventuelt bokettersyn og når Skatteetaten ber om det.
Hva er SAF-T?
SAF-T er et standardformat for utveksling av regnskapsmateriale som angir hvilke regnskapsdata som skal utveksles, og strukturen på de regnskapsdata som skal utveksles.
Skattedirektoratet har bestemt at strukturen for xml-format skal benyttes. Regnskapsdataene skal derfor overføres til Skatteetaten i en xml-fil. Ved kontroll eller etterspørsel fra skattemyndighetene skal filen sendes inn via Altinn.
Foreløpig skal SAF-T-filen inneholde kontospesifikasjoner (hovedbok), kontospesifikasjoner (reskontro) for kunder og leverandører og nødvendige faste data. Skatteetaten har publisert generell og teknisk dokumentasjon med komplett beskrivelse av innholdet i hva som skal være med i hovedboken og reskontroene i en SAF-T-fil.
Fremtidige versjoner av SAF-T forventes å inneholde krav om mer omfattende og detaljerte regnskapsdata, eksempelvis detaljerte fakturadata og varebevegelser. På sikt er det skattemyndighetenes ambisjon å erstatte SAF-T med mest mulig løpende rapportering (mva-oppgaver, næringsbeskatning, særavgifter, rapportering til regnskapsregisteret i Brønnøysund og SSB), slik at SAF-T filen vil brukes til myndighetsfastsetting direkte.
Hva skal vi med SAF-T?
Formålet med standardformatet er å forenkle og effektivisere prosessen i forbindelse med kontroller som uføres av Skatteetaten. Det skal være lettere for bokføringspliktige å overføre data til skattemyndighetene, og det skal være enklere for skattemyndighetene å gjennomføre bokettersyn.
SAF-T-standarden angir ikke bare hvilket format dataene skal overføres i, det vil si xml-format. Standarden angir også hvilke opplysninger fra regnskapet som skal tas med i rapporten, og hvilket oppsett disse skal følge. SAF-T-standarden angir at regnskapsdataene skal følge Norsk Standard kontoplan.
Innføring av SAF-T innebærer at myndighetene vil få tilgang til betydelig mer informasjon og et større detaljnivå enn tidligere i et mer effektivt og automatisert system. Xml-filer gir skattemyndighetene et bedre analysegrunnlag for risikovurderinger, dypdykk, utplukk og feilsøking. Det blir derfor lettere å kartlegge potensielle risikoer eller feil. Eksempelvis vil myndighetene på sikt ved bruk av analyseverktøy kunne kartlegge potensielle feil i mva-behandling ved en effektiv gjennomgang av alle transaksjoner på få minutter.
På samme måte vil SAF-T også gjøre det lettere å dele dataene internt og utføre interne kontroller og analyser på egne regnskapsdata. Det anbefales at virksomheten regelmessig kartlegger, analyserer og kontrollerer egne data for å avdekke risikoer og feil. Da vil virksomheten få bedre oversikt over sine regnskapsdata og være mer trygg på at dataene som sendes inn til Skattemyndighetene, er korrekte.
Det vil også bli lettere å overføre regnskapsinformasjon eksternt mellom private aktører, eksempelvis til en ekstern revisor, mellom ulike regnskapssystemer eller ved skifte av ERP-system.
Hvem omfattes?
Kravet om å rapportere i SAF-T-format gjelder for alle bokføringspliktige.
Det er likevel unntak for virksomheter som har mindre enn 5 MNOK i omsetning eksklusiv merverdiavgift, under forutsetning av at de ikke har bokførte opplysninger elektronisk tilgjengelig. Oppbevarer virksomheten regnskapet elektronisk, vil den likevel være pliktig til å rapportere bokførte opplysninger i SAF-T-format.
Bokføringsloven og bokføringsforskriften åpner i noen tilfeller for bruk av manuelle systemer for regnskapsføring. Disse vil selvfølgelig ikke være omfattet av plikten til å rapportere i SAF-T-formatet. Dette er gjerne små bedrifter med en begrenset bilagsmengde, slik at skattemyndighetene ved kontroll vil kunne rekke over alt regnskapsmaterialet uten å måtte ty til omfattende analyser og så videre.
Bankene er underlagt SAF-T på samme måte som andre bedrifter. Det samme gjelder offentlige virksomheter og frivillige organisasjoner som defineres som bokføringspliktige.
For finansvirksomheter, forsikringsselskaper og pensjonsforetak som er underlagt konsesjonsplikt hos Finanstilsynet og benytter særreglene i bokføringsforskriften §§ 8-13 og 8-14, er det ikke er krav om at SAF-T-filen skal inneholde hver enkelt transaksjon fra fagsystemet. Kunde- og leverandørtransaksjoner som er knyttet til et kontoforhold, kan fremkomme som totaler per regnskapsperiode i kontospesifikasjonen. Ved bokettersyn vil kunde- og leverandørtransaksjoner knyttet til kontoforhold måtte dokumenteres på annet vis, etter avtale med Skatteetaten.
Bokføringspliktige NUF/filialer er heller ikke unntatt fra kravet om SAF-T, men for disse gjelder kravet kun for den bokføringspliktige enheten, det vil si den norske filialen.
Konvertere regnskapsdata til SAF- T-format eller ta ut SAF-T-fil direkte fra regnskapet?
SAF-T innebærer at alle må rapportere med samme kontoplan og de samme mva-kodene. Dersom virksomheten bruker andre kontonummer og mva-koder lokalt, må kontoplanen og mva-kodene mappes om til SAF-T-kontoplan og SAF-T-mva-koder i ERP-systemet og deretter eksporteres til en xml-fil.
Alle regnskapspliktige må implementere moduler som kan lage xml-filer i sine ERP-systemer. Mange systemleverandører har tilpasset regnskapssystemene sine og leverer slike moduler.
Bokføringspliktige som benytter autorisert regnskapsfører
Mange virksomheter bruker autoriserte regnskapsførere. De autoriserte regnskapsførerne bruker i stor grad standardiserte regnskapssystemer som ivaretar kravene i SAF-T. Som nevnt innledningsvis har flere av de største systemleverandørene vær med på å utvikle den norske standarden.
Det anbefales likevel at virksomhetene får en skriftlig bekreftelse fra regnskapsfører om at de har testet sine systemer og vil være i stand til å levere i SAF-T-format ved forespørsel. Selv om virksomheter har ekstern regnskapsfører, er det den bokføringspliktige som har ansvaret for at regnskapet føres i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. For å føre regnskap med høy kvalitet er regnskapsførere avhengig av å motta grunnlagsmateriale med tilstrekkelige opplysninger. Det er derfor særlig viktig med dialog mellom virksomhet og regnskapsfører.
Bokføringspliktige som fører bilagene selv, ved hjelp av standardisert regnskapsprogram
Virksomheter som fører regnskapene sine selv i et standardisert regnskapssystem levert av en norsk systemleverandør, må forsikre seg om at de har en versjon av systemet som også ivaretar rapportering etter SAF-T-standarden.
Mange av systemleverandørene har uttak av SAF-T-fil tilgjengelig kun i den siste versjonen av regnskapsprogrammet. Oppgradering til siste versjon vil da være nødvendig dersom man skal kunne benytte funksjonen. Vi har sett at en slik oppgradering ofte kan være svært kostbart.
Bokføringspliktig må da gjøre en avveiing av om det er oppgradering eller konvertering av regnskapsdata som er veien å gå for å kunne rapportere til skattemyndighetene ved en eventuell kontroll.
Bokføringspliktige med spesialtilpasset eller egenutviklet ERP-system
Avvikende bruk av kontoplan eller mva-koder medfører at regnskapsfører eller den bokføringspliktige selv må påse at mappingen blir fullstendig, eksempelvis gjennom bruk av bakenforliggende konverteringstabeller.
Det kan være særlig krevende for selskaper med spesialtilpassede ERP-systemer hvor «samledata» overføres mellom systemer og moduler. Dersom data skal hentes fra ulike systemer, vil det være behov for spesielle verktøy som håndterer dette. Virksomhetene må da sørge for at alle nødvendige opplysninger overføres til hovedboken, eller ha et eget verktøy for å trekke ut data fra de ulike systemene og sette dem sammen i xml-format.
Ved bruk av egenutviklede applikasjoner må virksomhetene forsikre seg om at applikasjonene tilfredsstiller bokføringslovens krav til pliktig regnskapsrapportering og spesifikasjoner til disse, og at de muliggjør systematisering av data etter SAF-T-standarden.
Bokføringspliktige med utenlandsk ERP-system
Mange konsernselskaper og utenlandske enheter som er bokføringspliktige til Norge, bruker utenlandske ERP-systemer. Utenlandske ERP-systemer vil trolig ikke være tilpasset de nye norske reglene, ettersom SAF-T ikke er en internasjonal standard.
Slik reglene er utformet, gjøres det ingen unntak fra reglene om SAF-T, og konvertering vil være helt nødvendig. Dette kan skape utfordringer for alle utenlandske selskaper som driver virksomhet i Norge. For bokføringspliktige med utenlandsk ERP-system vil trolig løsningen med å konvertere regnskapsdata være mest hensiktsmessig.
Hva må bedriftene gjøre?
Alle virksomheter som kan bli omfattet av SAF-T-regelverket, bør undersøke om virksomheten har de nødvendige verktøyene og modulene til å kunne levere i SAF-T-format på etterspørsel fra myndighetene.
Dersom man ikke har de nødvendige funksjonene tilgjengelig i regnskapssystemet, bør systemleverandører kontaktes snarest. Alternativt bør man få på plass en avtale med tilbyder av konverteringsløsninger for regnskapsdataene slik de foreligger.
Ved innføring av SAF-T-standarden får skattemyndighetene i mange tilfeller langt mer informasjon om selskapet enn det man normalt har gitt fra seg ved tidligere bokettersyn. I tillegg vil standardanalyser gjøre at skattemyndighetene på kort tid vil kunne utarbeide analyser for sin dokumentasjon. Videre vil SAF-T-filen gjøre det mulig for skattemyndighetene å mappe informasjon mellom to eller flere bokføringspliktige, eksempelvis en bokføringspliktigs kundereskontro mot en annens leverandørreskontro.
Sett i lys av informasjonen skattemyndighetene nå får, bør virksomheter også kartlegge implikasjonene av at skattemyndigheten får en betydelig bedret tilgang til selskapets detaljerte regnskapsinformasjon. De må i forlengelsen av dette vurdere behovet for en styrket internkontroll for å avdekke feil i forkant av oversendelse til skattemyndighetene (f.eks. analyseverktøy).
