Fagpressenytt

... På den måten får den ansatte frigjort tid til å fokusere på andre, ofte mer verdiskapende, oppgaver. I denne casen presenterer vi Direktoratet for økonomistyring (DFØ) sitt RPA-initiativ. RPA ble implementert for ni av virksomhetens regnskaps- og lønnsprosesser. Fenomen som beskrives Robotisert prosessautomatisering (RPA) innebærer programvareroboter som blir lært opp til å ta over standardiserte og rutinebaserte oppgaver fra ansatte. Dette foregår ved at en programvarelisens (robot) settes opp Allerede kort tid etter at RPA-prosjektet ble avsluttet, ser virksomheten effekter i form av reduksjoner i antall årsverk, tidsbesparelser og økt kvalitet på sine tjenester. Videre har RPA-prosjektet medført at flere ansatte har tilegnet seg ny kompetanse, og engasjementet og interessen for digitalisering har vokst betydelig. Vi trekker også frem sentrale læringsmomenter DFØ sitter igjen med etter å ha opparbeidet seg god erfaring med RPA. Dette er læringsmomenter som vil være nyttige å ha med seg for andre virksomheter som ønsker å sette i gang med RPA. til å gjøre akkurat det samme som en ansatt gjør når vedkommende bruker PC til å løse arbeidsoppgavene sine. Roboten utfører disse oppgavene både raskere og mer nøyaktig (med høyere kvalitet) enn sine menneskelige kollegaer, og det uten behov for mat eller søvn.Teoretisk forankring Casebeskrivelsen bygger videre på forskning relatert til RPA, hvor Mary Lacity og Leslie Willcocks har vært sentrale bidragsytere. Tradisjonelt har forskning om RPA i hovedsak belyst tema som organisering og betingelser for å lykkes med RPA. I denne casen går vi nærmere inn på potensielle effekter av RPA og hva man kan lære av en konkret virksomhets RPA-erfaringer. Informasjonsgrunnlag Vår tilnærming til datainnsamling har vært kvalitativ og i hovedsak basert på intervjuer. Til sammen har vi intervjuet åtte personer som på ulike måter har vært involvert i RPA-initiativene i virksomheten. Intervjuer ble gjennomført på tre ulike tidspunkt: høsten 2017, våren 2018 og høsten 2018. I tillegg har vi fått tilgang til prosjektdokumentasjon og fått presentert RPA-løsninger både under utvikling og etter idriftsetting. INTRODUKSJON
Direktoratet for økonomistyring (DFØ) har tatt i bruk robotisert prosessautomatisering (på engelsk robotic process automation) (RPA) for å effektivisere sin virksomhet. RPA innebærer at digitale medarbeidere overtar standardiserte rutineoppgaver. Dette foregår ved at en programvarelisens, eller robot, settes opp til å gjøre akkurat det samme som en ansatt gjør når vedkommende bruker PC til å løse arbeidsoppgavene sine (Ulfsten & Iden, 2018). Roboten blir lært opp til å gjøre standardiserte oppgaver basert på innhentet informasjon og fastsatte regler og standarder (Willcocks, Lacity, & Craig, 2015).
I denne casen vil vi presentere DFØ sin tilnærming til RPA for å automatisere sine prosesser. Vi har gjennom besøk og intervjuer hos DFØ fra høsten 2017 til høsten 2018 fått innsikt i deres RPA-prosjekt. DFØ er statens ekspertorgan for statlig styring, underlagt Finansdepartementet. Virksomheten har 420 medarbeidere som betjener om lag 175 statlige virksomheter. De leverer tjenester og systemer innen regnskap, budsjett, lønn og HR, i tillegg til å tilby teknisk støtte og opplæring. DFØ forvalter statsregnskapet, statens konsernkontoordning, økonomiregelverket og utredningsinstruksen. I tillegg formidler virksomheten kunnskap om hvordan statlige virksomheter skal etterleve disse.1 Med en visjon om «effektiv ressursbruk i staten» og tilstrømming av flere kunder er DFØ avhengige av å være effektive i tjenestene de leverer. Finansdepartementet og regjeringen har en tydelig digitaliseringsprofil. DFØ etterstreber å følge den digitale profilen og etterleve de føringer som ligger til grunn. Dette gjenspeiles også i DFØs egen strategi. Med et mål om å effektivisere driften, forenkle måten å arbeide på og øke kvaliteten på tjenestene ble RPA besluttet implementert for utvalgte prosesser i 2016.

ROBOTISERT PROSESSAUTOMATISERING (RPA)
Robotisert prosessautomatisering (RPA) innebærer at programvareroboter tar over rutinebaserte oppgaver fra medarbeidere. Dette er typisk oppgaver som utføres på back-office. Definisjoner som finnes av RPA, beskriver teknologien som en virtuell robot som etterligner menneskelig aktivitet ved å utføre strukturerte og standardiserte oppgaver basert på tydelige regler (Davenport & Kirby, 2015; Osmundsen, Iden, & Bygstad, 2019). RPA-roboten blir tildelt egen påloggings-ID og passord, og arbeider på samme måte som en menneskelig medarbeider i å gjennomføre rutinebaserte oppgaver. På den måten blir roboten som en digital medarbeider. Den gjennomfører oppgaver raskt og nøyaktig, og uten behov for mat eller søvn.
Vanlige eksempler på hvor RPA anvendes, er ved beregning av forsikringspremier, utbetaling av forsikringskrav, beregning av strømregninge