De nye reglene presiserer i større grad hvilke rabatter som anses å ha tilknytning til arbeidsforholdet, samt hvilke forpliktelser som påhviler arbeidsgiver når det ytes rabatter. Det er også forsøkt innført tydeligere grenser for hvilke ytelser som inngår i definisjonen skattefrie personalrabatter.
Rabatter i arbeidsforhold er en type naturalytelser, en fordel fra arbeidsgiver som består i annet enn lønn. Naturalytelser omfatter alle fordeler som representerer et økonomisk gode for de ansatte. Etter skatteloven defineres naturalytelser som «enhver økonomisk fordel som ytes i annet enn kontanter, sjekker og lignende betalingsmidler». Slike økonomiske fordeler er eksempelvis prisavslag og rabatter, fri avis, rimelig bedriftskantine, private reiser, bonuspoeng med mer.
I utgangspunktet regnes alle fordeler arbeidstaker mottar som følge av sitt arbeidsforhold, som skattepliktig inntekt. Gjennom tidligere praksis er det utviklet en oppfatning om at enkelte naturalytelser, og i særlig grad rabatter i arbeidsforhold, har vært skattefrie. Det har heller ikke vært mulig å etterprøve alle typer økonomiske goder arbeidstakere har mottatt som følge av sine arbeidsforhold. Fra myndighetenes side er det hevdet at regelverket var uklart og skjønnsmessig og medførte en lite rettferdig og effektiv beskatning. Dette er bakgrunnen for at reglene om rabatter og andre fordeler i arbeidsforhold har vært gjenstand for revisjon.
Innledning
Regelendringene som trådte i kraft fra og med 1. januar 2019, innebærer enkelte materielle endringer, men først og fremst endringer i hvem som skal innrapportere de fordelene arbeidstakere mottar, til skattemyndighetene. Denne rapporteringsforpliktelsen var tidligere i stor grad pålagt den eller de som ga fordelene.
Etter de nye reglene er det arbeidsgiver som har det formelle ansvaret for å rapportere alle skattepliktige fordeler som arbeidstaker mottar i kraft av sitt ansettelsesforhold. Dette gjelder uavhengig av hvem som yter rabattene eller andre typer naturalytelser til arbeidstaker. Det er rettet en del kritikk mot regelendringene, først og fremst fordi det kan by på betydelige praktiske utfordringer for arbeidsgiver å skulle være forpliktet til å innrapportere alle ytelser som en arbeidstaker kan få, særlig når arbeidstaker mottar skattepliktige fordeler fra andre enn arbeidsgiver. I tillegg er det stilt spørsmål ved om det er samfunnsøkonomisk riktig å pålegge arbeidsgivere et slikt merarbeid og ansvar for å sikre at blant annet rabatter, ofte med lav økonomisk verdi, blir skattlagt.
Personalrabatter
Personalrabatter er rabatter som arbeidstaker får på varer og tjenester som omsettes eller produseres av arbeidsgiver. Personalrabatter kan videre være rabatter som arbeidstaker får fra arbeidsgivers kunder og leverandører, og som gjelder varer og tjenester som omsettes av arbeidsgiver. Rabatter som gis til ansatte innen et konsern, omfattes også av reglene om personalrabatter når varen eller tjenesten omsettes innen konsernet.
Det følger nå av Finansdepartementets forskrift til skatteloven § 5-15-3 at personalrabatter er skattefrie når rabatten gir en samlet prisreduksjon på inntil NOK 8 000 per år ved kjøp av varer og tjenester som omsettes hos arbeidsgiverselskapet eller i arbeidsgiverselskapets konsern. Personalrabatten kan utgjøre inntil 100 prosent av varens eller tjenestens verdi, slik at en ansatt i prinsippet kan få rabatt tilsvarende varens eller tjenestens fulle markedsverdi.
Personalrabatter er prisreduksjon på en gitt vare eller tjeneste. Slik prisreduksjon i arbeidsforhold defineres ikke som gave. Det gjelder egne regler for gaver i arbeidsforhold. Arbeidstakere kan skattefritt motta årlig gaver, for eksempel julegaver, med verdi inntil NOK 2 000.
Det er en del forutsetninger for at gaven skal være skattefri, blant annet at gave fra arbeidsgiver er gitt som en del av en generell ordning i bedriften. Reglene knyttet til gaver blir ikke nærmere omtalt i denne artikkelen.
Maksimalbeløpet for skattefrie personalrabatter gjelder per inntektsår. Selv om en arbeidstaker ett år mottar rabatter med samlet verdi under maksimalbeløpet, kan det resterende beløpet likevel ikke føres mot andre år, verken tidligere eller fremtidige inntektsår. Mottar arbeidstaker personalrabatter til en verdi over NOK 8 000 ett år, vil det overskytende beløpet regnes som skattepliktig inntekt.
Det er arbeidsgiver som har ansvaret for å foreta forskuddstrekk og betale arbeidsgiveravgift for eventuelle rabatter som overstiger maksimalgrensen på NOK 8 000 per inntektsår.
Arbeidsgivere bør derfor innføre systemer og rutiner for verdien av de rabatter de ulike arbeidstakerne mottar i løpet av hvert inntektsår. Arbeidsgiverselskaper som er en del av et konsern, må også innarbeide et system som holder oversikt på omfanget av personalrabatter ytt fra andre konsernselskaper.
Definisjonen av personalrabatter knyttes i stor grad til hvem som yter rabatten. I første rekke er det arbeidsgiver som yter personalrabatter til sine ansatte. Arbeidsgiver betyr her den virksomheten hvor arbeidstakeren er ansatt, uavhengig av størrelsen på de ansattes stillingsprosent. I tillegg er det mulig å motta personalrabatter fra flere arbeidsgivere. I slike tilfeller gjelder det årlige maksimumsbeløpet per arbeidsgiver. Dersom en arbeidstaker eksempelvis er ansatt i to ulike virksomheter, kan den ansatte motta personalrabatter på varer og tjenester som omsettes i begge virksomhetene med inntil NOK 8 000 per år fra hver av arbeidsgiverne.
Rabatter til arbeidstakeres familie og nære venner omfattes også av de nye reglene om personalrabatter. Det skjer med andre ord en identifikasjon mellom den ansatte og den som mottar fordelen. Dette innebærer at rabatt som gis til en ansatts ektefelle på grunn av den ansattes arbeidsforhold, omfattes av regelverket. Fordelen innrapporteres og regnes som skattepliktig inntekt for den ansatte.
Tredjepartsrabatter
Det har vært mye medieomtale av arbeidsgivers plikt til å innrapportere andre rabatter eller ytelser som arbeidstakeren mottar som følge av sitt ansettelsesforhold. Tredjepartsrabatter er rabatter som arbeidstaker mottar fra andre enn arbeidsgiver og arbeidsgivers kunder og leverandører, men hvor rabatten har en tilknytning til ansettelsesforholdet. Selv om slike rabatter ytes fra tredjeparter, er det arbeidsgiver som har rapporteringsansvaret.
Først og fremst omfatter tredjepartsrabatter de rabattene som arbeidstaker mottar fra arbeidsgivers forretningsforbindelser. Begrepet arbeidsgivers forretningsforbindelser er nærmere definert i Skattedirektoratets prinsipputtalelse av 6. mai 2019. Her fremgår det at begrepet skal forstås vidt, og det omfatter blant annet kunder, leverandører og andre som arbeidsgiver inngår avtaler med om kjøp og salg av varer eller tjenester. Videre omfattes virksomheter hvor den ansatte handler på vegne av arbeidsgiver, samt andre virksomheter der det foreligger et element av bytteforhold mellom arbeidsgiver og tredjepart. Sistnevnte gjelder eksempelvis der arbeidsgiver yter noe for at arbeidstaker skal få rabatt. Det kan typisk være aktuelt i tilfeller hvor arbeidsgiver har inngått en avtale med et treningssenter mot at de ansatte får rabatt på treningskort.
Rapporteringsansvar og skatteplikt er likevel ikke begrenset til de tilfeller hvor arbeidsgiver gir en motytelse. Alle rabatter som arbeidstaker mottar som følge av sitt ansettelsesforhold, er skattepliktig etter det nye regelverket. Dette innebærer at arbeidsgiver faktisk har plikt til å foreta forskuddstrekk og betale arbeidsgiveravgift for alle skattepliktige fordeler som knytter seg til arbeidsforholdet, uten hensyn til om arbeidsgiver er kjent med at ytelsene gis. Arbeidsgivere bør derfor ha klare retningslinjer som sikrer at arbeidstaker informerer arbeidsgiver om tredjepartsrabatter som er mottatt som følge av ansettelsesforholdet.
Praktiske utfordringer og behovet for informasjonsutveksling
At arbeidsgiver pålegges å innrapportere rabatter og naturalytelser fra tredjeparter, byr på praktiske utfordringer. Først og fremst er arbeidsgiver avhengig av å få informasjon om hvilke rabatter og ytelser arbeidstaker har mottatt fra tredjeparter som ledd i vedkommendes arbeidsforhold. Denne informasjonen må gis av enten arbeidstaker eller tredjeparten som yter godene.
I de fleste tilfeller vil mer generelle og «vanlige» rabatter være kjent for arbeidsgiver, fordi det foreligger en avtale om rabatt eller en omforent forståelse om at de ansatte mottar visse ytelser fra forretningsforbindelser. Dette trenger likevel ikke være tilfellet i alle sammenhenger, og uansett er arbeidsgiver avhengig av å få informasjon om hvorvidt den ansatte har benyttet seg av muligheten til å få rabatten eller ikke. Som antydet ovenfor er det derfor viktig at arbeidstaker forpliktes til å opplyse om alle goder som mottas i tilknytning til arbeidsforholdet. Det anbefales at en slik informasjonsutveksling gjøres til en del av arbeidskontrakten. Alternativt kan rutiner knyttet til informasjonsutveksling innarbeides i bedriftens personalhåndbok. Vi anbefaler alle arbeidsgivere å innføre regler og rutiner som ansvarliggjør arbeidstaker og sørger for at arbeidstaker er klar over nødvendigheten av å informere arbeidsgiver om mottatte naturalytelser.
Verdsettelse og kravet til dokumentasjon
Alle skattepliktige ytelser som arbeidstaker mottar, enten det er personalrabatter eller andre tredjepartsytelser, skal verdsettes til omsetningsverdien i sluttbrukermarkedet. Dette tilsvarer den prisen som hvem som helst kan kjøpe varen eller tjenesten for.
Dersom varen eller tjenesten selges til rabattert pris som følge av ordinære salg som alle forbrukere kan handle til, vil personalrabatten beregnes ut fra slik salgsverdi. Det vil for eksempel gjelde generelle tilbud eller rabatter som er tilgjengelig for alle, og som ikke er knyttet til arbeidsforholdet. I enkelte tilfeller kan en rabattert pris som tilbys medlemmer av en forening, kunne legges til grunn som omsetningsverdi. Dette forutsetter at medlemskapet er åpent for alle, og at det ikke stilles spesifikke krav til utdannelse eller annet for å bli medlem. Eksempelvis vil tilbud som gis til medlemmer i Turistforeningen, Coop, Trumf og lignende, aksepteres som gjengs pris. Rabatter som tilbys medlemmer av Advokatforeningen eller tilsvarende yrkesorganisasjoner, vil derimot ikke anses å være rabatter som er allment tilgjengelige.
Tidspunkt for rapportering
Lønnsinntekter og andre skattepliktige ytelser fra arbeidsgiver skattlegges etter kontantprinsippet. Det innebærer at fordelene er rapporterings- og skattepliktige på det tidspunktet ytelsene gis.
Dette gjelder også for personalrabatter fra arbeidsgiverselskapet eller andre konsernselskaper. For alle praktiske formål vil det si at rabatter mottatt i januar rapporteres innen 5. februar.
For rabatter og ytelser fra forretningsforbindelser og tredjeparter er rapporteringsfristen derimot to måneder etter at ytelsen gis. Dette skyldes at arbeidsgiver skal ha tid og anledning til å innhente informasjon om ytelsene og vurdere om de er skattepliktige.
Særlig om rabatter til ansatte i transportnæringen
Maksimalgrensen for skattefrie personalrabatter gjelder også for ansatte i transportselskaper. Mange ansatte i transportnæringen har fribilletter, og markedsverdien av slike fribilletter kan i enkelte tilfeller være svært høy. Transportnæringen har bedt om ekstra tid for å kunne etablere gode systemløsninger for tildeling, bruk og verdsettelse av fribilletter. Arbeidsgiverselskaper i transportnæringen ble gitt en utsatt frist - her trer de nye reglene for fribilletter på persontransport i kraft fra 1. juli 2020.
Bonuspoeng
For mange er det vanlig å opparbeide poeng ved reiser med fly eller overnattinger på hotell. Privat bruk av bonuspoeng har alltid vært en skattepliktig fordel dersom bonuspoengene er opptjent på reiser betalt av arbeidsgiver. Regelendringen fra 1. januar 2019 innebærer at arbeidsgiver har ansvar for å rapportere slike fordeler. Av praktiske årsaker er det lagt til grunn at arbeidsgivere ikke har rapporteringsansvar for bonuspoeng som er opptjent før de nye reglene trådte i kraft 1. januar 2019. Arbeidsgiver vil derimot ha rapporteringsansvar for poeng som er opptjent på tjenestereiser fra og med 2019, og som brukes til private reiser i 2019 eller senere.
Arbeidsgivere er avhengige av å få informasjon om arbeidstakers private bruk av bonuspoeng som er opparbeidet på tjenestereiser. Det kan selvsagt by på en del praktiske problemer for arbeidsgiver å holde oversikt over slik privat bruk av bonuspoeng. Dette har ført til at mange større bedrifter har innført restriksjoner knyttet til privat bruk av bonuspoeng. Enkelte arbeidsgivere har valgt å innføre forbud mot privat bruk av poeng som er opparbeidet ved tjenestereiser, mens andre har innført regler om at de ansatte kun kan bruke bonuspoeng til nye tjenestereiser, eventuelt at opptjente poeng skal doneres til veldedige formål.
I utgangspunktet er all bruk av bonuspoeng til private reiser rapporterings- og skattepliktig dersom poengene er opptjent på tjenestereiser. Dette gjelder likevel ikke oppgradering og kjøp av hurtigkø og lounge på reisetidspunktet, diverse fordeler som gis på grunn av at arbeidstaker har gullkort, sølvkort, og så videre. I tillegg er donasjon av bonuspoeng til veldedige formål fritatt for rapporterings- og skatteplikt.
Det kan selvsagt være vanskelig å vite når de ulike poengene ble opptjent, og hvordan de ble opptjent. Ved slik tvil skal privat opptjente poeng anses å være benyttet først. Er heller ikke dette mulig å fastslå, skal det foretas en forholdsmessighetsvurdering.
Det er likevel grunn til å stille spørsmål om hvordan arbeidstaker og for så vidt arbeidsgiver skal greie å holde oversikten over opptjente poeng og bruken av disse. Problemstillingen kommer særlig på spissen i de tilfeller hvor en arbeidstaker opparbeider poeng på tjenestereiser etter 1. januar 2019, slutter i jobben sin og så benytter poengene til private reiser. I slike tilfeller vil rapporteringsansvaret påligge tidligere arbeidsgiver. Dette innebærer at arbeidsgivere bør inngå en avtale med arbeidstakere som slutter, hvor det fremgår at arbeidstaker forplikter seg til å gi opplysninger om fremtidig bruk av opptjente bonuspoeng. Alternativt kan det innføres en rutine for å donere opptjente poeng til veldedige formål ved arbeidsforholdets slutt.
Enkelte flyselskaper har uttalt at de arbeider med å utvikle en app som skal gjøre det enklere å holde oversikten over opparbeidede og brukte poeng. For arbeidstakere som reiser mye, kan det også være en fordel å ha to ulike bonuskort, ett for private reiser og ett for tjenestereiser.
Sanksjoner ved brudd på rapporteringsplikten
Manglende rapportering vil kunne føre til at arbeidstakeren ikke skattlegges for mottatte fordeler. I så fall kan arbeidsgiver ilegges sanksjoner som gebyrer og tvangsmulkt. For arbeidstaker kan det bli aktuelt å endre skattefastsettingen og ilegge tilleggsskatt.
Dersom arbeidsgiver har gjort det som med rimelighet kan forventes, kan sanksjoner ikke ilegges arbeidsgiver. Arbeidsgiver bør derfor kunne vise til personalhåndbok eller annet reglement hvor det fremgår at arbeidstaker forplikter seg til å informere om skattepliktige fordeler som mottas fra andre enn arbeidsgiver. Skattedirektoratet skriver på sine hjemmesider at det forventes at arbeidsgivere har en aktiv oppfølging for å sikre etterlevelsen av regelverket. Det er derfor fordelaktig om arbeidsgiver har rutiner for oppfølging av personalrabatter og tredjepartsrabatter. I tillegg må alle arbeidsgivere som yter personalrabatter, innføre et system for oversikt og rapportering av de rabatter som gis utover maksimalgrensen.
Avslutning
Rapporteringsplikten til arbeidsgiver medfører utvilsomt en rekke praktiske utfordringer som må løses av arbeidsgiver. For mange vil det oppleves både komplisert og tidkrevende å skulle ivareta et slikt ansvar. Dette er også årsaken til at flere arbeidsgivere velger å etablere rutiner som i stor grad begrenser de økonomiske fordelene som arbeidstaker kan motta som følge av sitt ansettelsesforhold.
Skattedirektoratet har utarbeidet en veileder samt en oversikt over aktuelle spørsmål og svar til det nye regelverket rundt naturalytelser. Begge dokumentene er tilgjengelige på Skatteetatens internettsider og gir en oversikt over det nye regelverket.
