Sendrektige rutiner
Som tidligere NTNU-ansatt, var det en positiv overraskelse å få jobb ved HiST (Høgskolen i Sør-Trøndelag) i 2008. Alt var mye enklere, systemene bedre og byråkratiet mindre (vi klaget selvfølgelig likevel). Administrasjonen satt nært oss faglige og hadde kapasitet til å hjelpe oss med stort og smått i hverdagen. I forbindelse med fusjonen hadde jeg et svakt håp om at NTNU så sitt snitt til å få røsket opp i sendrektige rutiner og gamle, utdaterte, tungvinte systemer. Det var nok veldig naivt.
Lønn i lønningspose
Mitt håp var delvis begrunnet i at det fantes en del ting som tydet på at HiST objektivt sett ble drevet bedre. La meg ta et par eksempler. Da HiST og NTNUs kvalitetssystem skulle evalueres av NOKUT i 2013, var jeg involvert som del av studiekvalitetsutvalget ved HiST. HiST hadde åpenbart jobbet godt med kvalitetssystemet, og fikk strålende skussmål av NOKUT. NTNU fikk i samme runde tommelen ned for sitt kvalitetssystem. Til min overraskelse ser jeg likevel ingen spor av HiSTs gamle system i NTNUs kvalitetssystem etter fusjonen.
E-post er ikke bra nok, heller ikke fax eller brevduer tydeligvis, de skal leveres i papirform.
Stor var også overraskelsen over at vi i NTNU-systemet måtte tilbake til refusjonsblokk når vi skal handle inn ting og tang. Det er nesten så man forventer å få krav om å betale med sjekk, lønna i lønningspose, og at eksamensbesvarelsene skal faxes over til eksamenskontoret. Apropos eksamen, så har vi her et annet snurrig eksempel på NTNUs (står for teknisk-naturvitenskapelige, bare nevner det) uovertrufne digitaliseringsnivå. Våre administrativt ansatte må i sensurtiden egenhendig gå opp til det sentrale eksamenskontoret med sensurlistene. E-post er ikke bra nok, heller ikke fax eller brevduer tydeligvis, de skal leveres i papirform. Når en jobber så tungvint, er det ikke rart ting tar tid.
Saker blir hengende
Generelt kan en si at i gamle HiST hadde de administrativt ansatte mulighet til å gjøre mange ulike oppgaver, de var generalister. I NTNU har man spesialister etter Adam Smiths gamle knappenålfabrikk-eksempel. Alle har en bestemt oppgave å utføre, og heller ikke rettigheter og tilganger i systemene til å gjøre annet enn denne tilmålte oppgaven. Resultatet er et hierarkisk saksbehandlingssystem hvor saker blir hengende fordi de «lenger ned» i systemet, de som faktisk gjør jobben, ikke har rettigheter til å ferdigbehandle sakene. Med mindre rettigheter følger mindre ansvarsfølelse for at sakene faktisk blir ferdigbehandlet, og dermed ender man opp med et svært sendrektig byråkratisk system.
Gjennomgangsmelodien er at man føler seg satt 10 år tilbake i tid.
De fleste skjønner at det er mer effektivt at flest mulig saker ferdigbehandles så «langt nede» i systemet som mulig. Adam Smith viste at ved å dele opp produksjonen i mange små operasjoner (samlebåndsprinsippet) økte effektiviteten. De som har utformet NTNUs administrative systemer, virker dessverre ikke å ha fått med seg at denne typen organisering passer svært dårlig i kunnskapsorganisasjoner, og generelt i organisasjoner hvor mer komplekse oppgaver skal løses. Heldigvis har jeg ikke så mye innsikt i hvor mye prakk de administrativt ansatte er utsatt for, men gjennomgangsmelodien er at man føler seg satt 10 år tilbake i tid. Samtidig skal en nå med færre ressurser løse oppgavene på mer tungvinte måter.
Mangel på fleksibilitet
For oss faglige, er overgangen antagelig enklere enn for de administrativt ansatte. Likevel er det også her en overgang til mer tungvinte og mindre fleksible løsninger som preger overgangsvinduet. La meg bare ta et eksempel. I gamle HiST måtte emnebeskrivelsen for neste år legges inn på våren året før forelesningen startet. Det vil si at om jeg skulle forandre et fag jeg foreleser våren 2018, måtte endringen kommet inn i studieplanen senest våren (mai) 2017. Dette opplevde vi som lite hensiktsmessig og som en hemsko i fagutviklingen. Som kjent er det gjerne like før faget skal foreleses at en virkelig er motivert og inspirert til å forbedre faget. Samtidig kan det ha dukket opp nye læringsverktøy eller nytt pensum som faktisk krever andre læringsmål og metoder, for eksempel større eller mindre grad av obligatorisk innlevering. Med NTNU ble dette enda verre. Skulle jeg forandret emnebeskrivelse og krav i faget som foreleses våren 2018, måtte jeg ha bestemt meg for dette senest i november 2016! I en «digital verden» på et teknisk-naturvitenskapelig universitet er denne «fleksibiliteten» i beste fall oppsiktsvekkende.
NTNU-fusjonen: Akademias største ryddesjau
Image-text:
Dersom en sparer noen prosenter, men samtidig leverer dårligere kvalitet, har en da nådd målet? spør Jon Olaf Olaussen ved NTNU.
Jon Olaf Olaussen
